Como Migrar o SharePoint Online Entre Locatários Sem Perder Dados

Migrar o SharePoint Online entre locatários (tenants) do Microsoft 365 tornou-se uma necessidade frequente para empresas que se fundem, reestruturam ou buscam otimizar a gestão de seus recursos em nuvem. Quando realizado de forma correta, esse processo minimiza o risco de perda de dados, mantém a produtividade das equipes e garante que todos os documentos, permissões e configurações críticas permaneçam intactos.

Neste guia completo, abordaremos:

Fundamentos do SharePoint Online e por que ele é essencial na migração
Preparação pré-migração: auditoria de conteúdo, mapeamento de permissões e dependências
Escolha das ferramentas e métodos de migração
Etapas detalhadas da migração, desde a preparação até a validação final
Melhores práticas, dicas e pontos críticos para evitar erros
Pós-migração: verificação, treinamento e suporte contínuo

1. Fundamentos do SharePoint Online e Sua Importância

1.1 Por Que o SharePoint Online é Crucial no Microsoft 365?

Hub de Colaboração: O SharePoint Online funciona como o repositório principal para documentos, listas e dados organizacionais. Para mais detalhes, consulte a introdução oficial do SharePoint .
Integração com Teams e OneDrive: Muitas funcionalidades do Microsoft Teams (como guias de arquivos) e do OneDrive for Business (bibliotecas pessoais) dependem do SharePoint como serviço de base. Confira o artigo da Microsoft sobre como o Teams se integra ao SharePoint e ao OneDrive .
Gerenciamento Avançado de Permissões: O SharePoint oferece um modelo de permissões que permite controlar o acesso desde o nível de site até documentos individuais. Saiba mais em documentação oficial de permissões do SharePoint .

Dado o seu papel central, uma migração incompleta ou mal planejada pode resultar na perda de documentos, históricos de versões ou configurações que afetam significativamente as operações diárias.

1.2 Cenários Comuns de Migração

Fusões e Aquisições: Duas empresas unificando recursos de TI para operar em um único locatário.
Rebranding ou Reestruturação: Mudanças na identidade corporativa, unificação de várias subsidiárias ou consolidação de ambientes dispersos.
Otimização de Custos: Redução de licenças em diversos locatários para consolidar tudo em um só, aproveitando ao máximo as funcionalidades do Microsoft 365.

2. Preparação Pré-Migração

2.1 Auditoria Abrangente de Conteúdo

Antes de começar, é crucial ter um inventário detalhado. Consulte a orientação de migração do SharePoint para entender as melhores práticas de auditoria e planejamento:

Sites do SharePoint (Coleções de Sites): Quantos sites existem e qual é o tipo (moderno, clássico, comunicação, equipe)?
Subsites e Estrutura Hierárquica: Em ambientes clássicos, pode haver subsites que herdam permissões.
Listas e Bibliotecas: Verifique o número de listas e bibliotecas, sua relevância e o volume de dados de cada uma.
Versionamento de Documentos: São utilizadas versões principais e secundárias? É necessário manter todo o histórico?
Metadados, Colunas e Tipos de Conteúdo: Armazenam informações importantes, como fluxos de aprovação ou classificações de documentos.

Checklist de Auditoria

Tamanho total de cada site (em GB).
Número de documentos por biblioteca.
Workflows (Power Automate ou legados) associados às listas.
Configurações de retenção ou eDiscovery.
Integrações com ferramentas de terceiros.

2.2 Mapeamento de Permissões e Dependências

Usuários e Grupos: Identifique quem tem permissão de Leitura, Edição ou Controle Total. Verifique se há grupos de segurança ou do Microsoft 365 com membros externos (B2B). Consulte mais detalhes na visão geral de compartilhamento externo .
Workflows / Power Automate: Alguns fluxos dependem de contas de serviço ou conexões vinculadas ao locatário de origem. Mais informações na documentação do Power Automate .
Aplicativos e Web Parts: Aplicativos de terceiros ou personalizações (SPFx, scripts etc.) podem falhar se não forem reconfigurados no novo locatário.

2.3 Plano de Comunicação e Governança

Responsabilidades: Defina quem será responsável pela parte técnica, aprovação de orçamento, treinamento de usuários etc.
Cronograma: Estabeleça datas para a fase de testes, migração final e validação após a migração.
Governança e Políticas: Garanta que o novo locatário cumpra os requisitos organizacionais de segurança, retenção e conformidade (LGPD, ISO etc.). Para mais detalhes, confira a documentação de Conformidade do Microsoft 365 .

3. Escolha das Ferramentas e Métodos de Migração

Para migrar o SharePoint Online entre locatários sem perder dados, há várias opções. Confira a Ferramenta de Migração do SharePoint e outras soluções de terceiros:

Ferramentas Nativas da Microsoft
- Scripts em PowerShell para exportar e importar conteúdo.
- Mover.io (anteriormente Mover), útil para migrações de OneDrive, mas limitada para cenários complexos de SharePoint. Site oficial da Mover.
- SharePoint Migration Tool (limitada, projetada principalmente para migrações de ambientes locais para a nuvem). Mais informações .
Ferramentas de Terceiros (recomendadas para migrações mais avançadas)
- ShareGate: Popular e fácil de usar, capaz de mover bibliotecas completas, permissões e fluxos de trabalho básicos. Site oficial da ShareGate.
- AvePoint: Oferece soluções robustas para grandes ambientes e recursos de governança. Site oficial da AvePoint.
- Quest On Demand Migration: Especializada em migrações abrangentes do Microsoft 365 (Exchange, Teams, SharePoint, OneDrive). Site oficial da Quest.
Scripts e Desenvolvimento Personalizado
- Ideal se você tiver uma equipe de TI experiente em PowerShell e nas APIs do Microsoft Graph/SharePoint.
- Permite automatizar e personalizar a migração, mas requer mais tempo e recursos de desenvolvimento.

Fatores a Considerar ao Escolher uma Ferramenta

Volume de Dados: Total de GB e número de documentos.
Complexidade: Presença de fluxos de trabalho, configurações personalizadas ou permissões muito granulares.
Orçamento: Custos de licenciamento ou outras despesas relacionadas à solução.
Tempo Disponível: Algumas ferramentas de terceiros podem acelerar significativamente o processo.

4. Etapas Detalhadas do Processo de Migração

4.1 Preparando o Ambiente de Destino

Criar o Novo Locatário (se ainda não existir):
Verifique se você possui as licenças necessárias do SharePoint Online e as contas de usuário correspondentes. Configure diretrizes de segurança e conformidade (retenção de dados, rótulos de sensibilidade etc.). Consulte a documentação de segurança do Microsoft 365 .
Estrutura de Sites no Locatário de Destino:
Crie coleções de sites e sites de comunicação ou equipe que reflitam (ou melhorem) a organização no locatário de origem.
Defina modelos, permissões iniciais e grupos, seguindo as recomendações da Microsoft .

4.2 Migrando Usuários e Permissões

Mapeamento de Identidades:
Garanta que cada usuário no locatário de origem tenha uma conta correspondente no locatário de destino.
Para usuários externos (B2B), revise convites e compartilhamentos.
Funções e Grupos:
Replique grupos do SharePoint (Owners, Members, Visitors) ou aproveite para reorganizar a estrutura de permissões se ela estiver muito fragmentada.
Se a organização usa permissões herdadas, verifique se elas continuam ou precisam ser atualizadas no novo ambiente. Veja gerenciamento de permissões em sites do SharePoint .

4.3 Migrando o Conteúdo

4.3.1 Migração Piloto

Faça uma migração de teste com um site ou biblioteca pequenos para validar a configuração e a ferramenta. Verifique o tempo de migração, possíveis erros e compatibilidade de permissões.

4.3.2 Migração em Fases ou em Massa

Fase 1: Bibliotecas grandes (departamentos críticos).
Fase 2: Outras bibliotecas e listas menos críticas.
Fase 3: Workflows, scripts e aplicativos que exigem ajustes finais.

Recomenda-se migrar em fases para reduzir riscos e permitir que os usuários continuem trabalhando enquanto partes do conteúdo são consolidadas.

4.3.3 Versionamento e Metadados

Configure a ferramenta de migração para preservar históricos de versões, metadados (data de criação, data de modificação, autor) e quaisquer colunas personalizadas relevantes. Revise as limitações do SharePoint Online, como o comprimento máximo de caminho de arquivos ou caracteres inválidos, descritas no guia sobre nomes de arquivos longos e caminhos .

4.4 Validação Pós-Migração

Estrutura de Sites e Navegação:
A hierarquia de sites e subsites está correta?
Os links internos apontam para o novo locatário corretamente?
Revisando Listas e Bibliotecas:
Verifique o número de arquivos e pastas para confirmar que tudo foi copiado.
Confirme que metadados e versões foram preservados.
Permissões e Funções:
Peça a usuários de diferentes departamentos para validar seu nível de acesso.
Certifique-se de que não haja brechas de segurança (por exemplo, documentos que eram privados e agora estão disponíveis para todos).
Workflows / Power Automate:
Verifique se não há falhas devido a alterações de URLs ou credenciais.
Atualize as conexões se ainda apontarem para o locatário de origem.

5. Melhores Práticas e Dicas para Evitar Perda de Dados

Faça Backup Antes da Migração
Embora o SharePoint Online esteja na nuvem, criar um backup adicional (ou exportar bibliotecas críticas) oferece segurança contra possíveis erros. Mais informações sobre backups no Microsoft 365 .
Comunique-se Constantemente com os Usuários
Informe com antecedência as datas de migração, janelas de manutenção e como proceder em caso de incidentes. Considere bloquear edições no locatário de origem durante a migração final para evitar “documentos órfãos”.
Monitore Limites e Desempenho
O SharePoint Online impõe limites como o limite de 5.000 itens na exibição de lista e um máximo de 400 caracteres para caminhos de arquivos.
Agende Migrações Fora dos Horários de Pico
Execute as fases críticas em horários de menor atividade (fins de semana ou à noite) para minimizar o impacto na produtividade.
Revisão de Conformidade e Retenção
Se sua organização estiver sujeita a regulamentos (LGPD, HIPAA, ISO), verifique se as políticas de retenção e classificação de dados são mantidas ou reconfiguradas de forma adequada. Guia de soluções de conformidade no Microsoft 365 .

6. Após a Migração: Verificação e Manutenção

6.1 Teste de Aceitação de Usuários (UAT)

Convide usuários-chave (embaixadores) para testar o novo ambiente e relatar quaisquer problemas de acesso, documentos ausentes ou funcionalidades quebradas. Forneça um canal de feedback para registrar incidentes de forma sistemática.

6.2 Treinamento e Documentação

Novos Links e Processos: Se a estrutura do site mudou, ofereça um guia rápido para que cada equipe saiba onde encontrar seus documentos.
Atualize Manuais e Procedimentos: Revise a documentação interna para refletir a nova configuração do SharePoint Online.

6.3 Monitoramento Contínuo e Ajustes Finais

Monitoramento de Uso: Use relatórios de uso do SharePoint Online ou do Power BI para identificar quedas de atividade ou problemas de acesso. Relatórios de atividade no Microsoft 365 .
Suporte Contínuo: Mantenha um canal de suporte (por exemplo, um espaço no Teams) onde os usuários possam relatar incidentes relacionados à migração.

7. Erros Comuns e Como Preveni-los

Falta de Planejamento em Workflows
Não atualizar conexões no Power Automate ou em fluxos legados pode interromper processos críticos. Documente e ajuste cada fluxo com cuidado.
Permissões Desatualizadas
A confusão entre permissões herdadas e novos grupos de segurança pode resultar em problemas de acesso ou privilégios excessivos. Mapeie tudo cuidadosamente antes de migrar.
Ignorar o Histórico de Versões
Algumas ferramentas não transferem todas as versões por padrão. Configure sua ferramenta de migração para levar o histórico completo, se necessário.
Pular o Teste Piloto
Migrar sem um ambiente de teste aumenta o risco de encontrar erros graves em produção.
Superestimar a Velocidade de Migração
Mover terabytes de dados pode levar vários dias, dependendo da largura de banda, da ferramenta escolhida e do throttling do Microsoft 365. Planeje de forma realista.

8. Conclusão

Migrar o SharePoint Online entre locatários sem perder dados é um processo complexo que exige planejamento meticuloso, ferramentas especializadas (ou scripts cuidadosamente desenvolvidos) e comunicação constante com os usuários. Seguindo estas etapas:

Audite o conteúdo e as permissões de origem.
Escolha a ferramenta ou método que melhor se adapte ao volume de dados, complexidade e orçamento.
Realize testes piloto para detectar possíveis problemas antecipadamente.
Migre gradualmente, preservando metadados, versões e fluxos de trabalho.
Valide o novo ambiente, revisando permissões, fluxos e dados críticos.
Treine e ofereça suporte aos seus usuários para garantir uma transição tranquila.

Com a devida execução, sua organização manterá todas as informações, minimizará o tempo de inatividade e desfrutará de um ambiente do Microsoft 365 unificado, seguro e mais gerenciável.

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